Executive Assistant

Arizona State University

Executive Assistant

Campus: Tempe

JR104578

End Date: April 18, 2025

The Executive Assistant to the CIO provides comprehensive administrative support, managing the CIO’s calendar, coordinating meetings, and handling travel logistics. This role involves managing high-priority projects, tracking deadlines, and ensuring operational efficiency within the IT department. The assistant prepares meeting materials, takes minutes, and follows up on action items, while also helping to oversee the department's budget and financial processes. Acting as a liaison between the CIO and key internal and external stakeholders, the Executive Assistant ensures clear communication and handles sensitive information with discretion. Additionally, the role includes organizing events, supervising junior staff, and optimizing administrative processes to support the CIO’s initiatives and overall IT operations.

As with everyone on the ET team, this role has core responsibilities that include an intentional focus on inclusion and belonging, culture, and communications. With an increased emphasis on authenticity and compassion, this position strives to embody and advance our culture.

Apply before 11:59 PM Arizona time the day before the posted End Date.

Job Description:

Salary:  $75,000 - $85,000 per year - Depends on Experience

Essential Duties:

• Serves as a primary point of contact for the CIO for internal and external stakeholders
• Manage the CIO’s calendar, scheduling meetings, and coordinating events.
• Arrange and oversee complex travel plans, including itineraries and expense reports.
• Define best practices for providing executive support through the use of generative AI.
• Screen and prioritize incoming emails, calls, and meeting requests, responding when appropriate.
• Collaborate with colleagues across the university to prioritize and organize engagements.
• Assist in coordinating department projects, tracking deadlines, and coordinating tasks between teams.
• Handle logistics for IT initiatives, ensuring project timelines are met.
• Prepare materials for meetings, such as agendas, presentations, and reports.
• Take detailed notes and ensure follow-up on action items.
• Serve as a liaison between the CIO and internal/external stakeholders, ensuring clear communication.
• Draft emails, messages, and reports on behalf of the CIO, maintaining confidentiality.
• Organize department meetings, IT conferences, and CIO-related events.
• Handle sensitive information and maintain confidentiality regarding internal IT operations and strategy.
• Mentor and support administrative staff within the IT department as necessary.
• Take responsibility for fostering culture, advancing our values, and championing engagement in all its forms.
• Collaborate across our teams as well as participating in ET/ASU events and programs.

Desired Qualifications:

• Proven experience supporting executives or senior leaders.
• Understanding best practices in office management, scheduling, and executive support.
• Familiarity with technology concepts, terminology, and business operations in a corporate or university setting.
• Proficiency in written and verbal communication to interact with internal and external stakeholders.
• Skill in tracking deadlines, managing projects, and coordinating tasks across teams.
• Ability to handle confidential IT information with professionalism.
• Capable of resolving administrative issues and making sound decisions.
• Strong skills in prioritizing tasks, managing multiple projects, and meeting deadlines.
• Experience in organizing events, managing logistics, and coordinating communications.
• Ability to supervise and train junior staff while delegating tasks effectively.
• Proficiency in Microsoft Office, email platforms, and enterprise management systems.
• Ability to model empathy, compassion and emotional intelligence
• Experience hiring in a values-led organization, emphasizing equity, inclusion and belonging
• Ability to help foster a safe psychological space for all teammates where everyone can thrive
• Ability to stimulate changes in individual, institutional, and corporate behaviors to create a more sustainable environment
• Ability to lead by example in communicating, participating and encouraging support of the institution’s sustainability programs

Working Environment:

• Activities are performed in an environmentally controlled office setting subject to extended periods of sitting, keyboarding and manipulating a computer mouse.
• Required to stand for varying lengths of time and walk moderate distances to perform work.
• Occasional bending, reaching, lifting, pushing and pulling up to 25 pounds.
• Regular activities require ability to quickly change priorities, which may include and/or are subject to resolution of conflicts.

About Enterprise Technology:

Enterprise Technology (ET) embraces its role as both an enabler and catalyst for advancing the vision and work of the New American University.  We are a values-driven organization.  Our commitments are reflected in all of the work we do in pursuit of operational excellence, the experience and delight of our community, and our strategic and innovation initiatives. Applicants must be eligible to work in the United States.

Join the team that sparks human-centered innovation

ET is a rapidly reconfigurable and entrepreneurial organization at ASU that prioritizes and executes to meet the needs of our community of learners, faculty, researchers and staff. Our work emphasizes autonomy, flexibility and distributed decision-making to leverage the strengths of individuals. Together, we embrace a culture that nurtures, engages and embraces many voices with a shared lens of positive community impact and expanded opportunities for collaboration.

Why join us?

Mission oriented. Everything we do is to advance ASU’s charter -- measuring who we include and how they succeed. We are staunch champions of learner success and put people first.

Flexibility. Our flexible work environment allows employees to explore opportunities with their supervisor beyond the traditional work schedule. Opportunities include hybrid work where staff are in person three days per week.

Culture forward. We embrace a Positive Core culture: Belonging, Relational, Authentic, Visionary and Empowered.

Scale of impact. Our work changes the world. With 180k+ learners, faculty, researchers and staff, working with ET means you have the capacity to improve many lives and entire communities.

World-class, low cost education. Our professional development is built in! ET encourages staff to seek additional certificates and degrees via ASU’s top ranked programs with major tuition breaks.

Exposure to industry giants. ET partners with Amazon, Apple, Arista, Cox, Verizon, Salesforce, Alteryx and a diversity of technology companies to enhance our innovations and deepen their impact.

Minimum Qualifications:

Bachelor's degree and five (5) years of experience appropriate to the area of assignment/field; OR, Any equivalent combination of experience and/or training from which comparable knowledge, skills and abilities have been achieved.

Instructions to Apply

Current Employees and Students should apply directly within Workday using the Jobs Hub. Use this link and log in using SSO:

https://www.myworkday.com/asu/d/inst/1$9925/9925$5190.htmld

To be considered, your application must include all of the following attachments: 

• Cover letter
• Resume/CV

Note: Multiple documents can be submitted into the attachment box. Alternatively, merge all documents into one PDF for submission.

Please include all employment information in month/year format (e.g., 6/88 to 8/94), job title, job duties and name of employer for each position. Resume should clearly illustrate how prior knowledge and experience meets the Minimum and Desired qualifications of this position. NOTE: GA and Intern positions are counted as .5 for job experience (ie. 1 year equals 6 months experience equivalency). Only electronic applications are accepted for this position.

Need help finding the right job?

We can recommend jobs specifically for you! Create a custom Job Alert by selecting criteria that suit your career interests.

ASU Statement 

Arizona State University is a new model for American higher education, an unprecedented combination of academic excellence, entrepreneurial energy and broad access. This New American University is a single, unified institution comprising four differentiated campuses positively impacting the economic, social, cultural and environmental health of the communities it serves. Its research is inspired by real world application blurring the boundaries that traditionally separate academic disciplines. ASU serves more than 100,000 students in metropolitan Phoenix, Arizona, the nation's fifth largest city. ASU champions inclusive excellence, and welcomes students from all fifty states and more than one hundred nations across the globe. 

ASU is a tobacco-free university. For details visit https://wellness.asu.edu/explore-wellness/body/alcohol-and-drugs/tobacco 

All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, disability, protected veteran status, or any other basis protected by law.

Notice of Availability of the ASU Annual Security and Fire Safety Report 

In compliance with federal law, ASU prepares an annual report on campus security and fire safety programs and resources. ASU’s Annual Security and Fire Safety Report is available online at https://www.asu.edu/police/PDFs/ASU-Clery-Report.pdf. You may request a hard copy of the report by contacting the ASU Police Department at 480-965-3456. 

Relocation Assistance – For information about schools, housing child resources, neighborhoods, hospitals, community events, and taxes, visit https://cfo.asu.edu/az-resources.

Employment Verification Statement 

ASU conducts pre-employment screening which may include verification of work history, academic credentials, licenses, and certifications.

Background Check Statement 

ASU conducts pre-employment screening for all positions which includes a criminal background check, verification of work history, academic credentials, licenses, and certifications. Employment is contingent upon successful passing of the background check.

Fingerprint Check Statement

This position is considered safety/security sensitive and will include a fingerprint check. Employment is contingent upon successful passing of the fingerprint check.

About Arizona State University

Recognized by U.S. News & World Report as the country’s most innovative school, Arizona State University is where students and faculty work with NASA to develop, advance and lead innovations in space exploration.

To view full description or to apply please click this link:

https://asu.wd1.myworkdayjobs.com/en-US/ASUStaffCareers/details/Executive-Assistant_JR104578?q=JR104578